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Jeder Mensch setzt sich jeden Tag mit Zielen auseinander - ob bewusst oder unbewusst. Oft denken...
Kennt ihr diese Situation auch? Ich komme morgens ins Büro und an meinem Schreibtisch erwartet mich eine Flut von Anforderungen:
nicht erledigte to-do’s von gestern
die to-do’s, die mir auf dem Weg zur Arbeit noch durch den Kopf gegangen sind, die ich jetzt schnell aufschreibe, damit ich sie nicht vergesse
mein Kalender erinnert mich an Termine, die heute stattfinden
ein post-it von einem Mitarbeiter erinnert mich an eine weitere Anforderung, die ich nicht vergessen darf
zu erledigende Telefonate (ich habe eine Liste dafür)
Absprachen mit Kunden, Kollegen, Mitarbeitern sind zu bedenken
Mails wollen bearbeitet werden
Diese Liste könnte ich noch unendlich fortführen im Gegensatz zu meiner Zeit, denn die ist eindeutig begrenzt. Ich muss mich also klar entscheiden, welche Aufgaben ich zuerst erledige und welche warten können. Aber wie? Im ersten Moment scheint alles ganz wichtig oder dringend oder sogar beides zu sein.
Es gab schon viele Menschen vor uns, die ebenfalls in diesem Entscheidungsdilemma standen, welcher Anforderung sie sich zuerst zuwenden.
Dwight D. Eisenhower drückt es schon 1954 in einer Rede folgendermaßen aus, indem er einen nicht genannten Hochschulpräsidenten zitiert:
“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
Genau hier setzt das Eisenhower-Prinzip an, denn es hilft uns dabei, Prioritäten für einen Aufgabenbereich, für ein Projekt oder aber auch für mein Leben zu setzen.
Es wäre doch wirklich fatal, wenn ich meine Zeit für Dinge, Zeitvertreibe und Aufgaben verwende, die gar nicht auf meine Ziele einzahlen, die ich erreichen möchte.
Das Eisenhower-Prinzip definiert:
Aufgaben, die ich zu allererst und mit höchster Konzentration selbst erledigen muss
Aufgaben, die ich für die Zukunft oder über einen längeren Zeitraum berücksichtigen oder einplanen kann/sollte
Aufgaben, die ich delegieren kann
Aufgaben, die gar nicht erledigt werden müssen.
Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?
1. Schreibe alle Anforderungen (Aufgaben, Telefonate, Termine…) auf eine to-do-Liste
2. Markiere alle wichtigen Aufgaben und stell dir folgende Fragen:
Bringt mich diese Aufgabe meinem Ziel näher? Zahlt diese Aufgabe auf mein Ziel ein?
Welche Konsequenz erfolgt, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige? Hat es Auswirkungen auf meine Ziele?
3. Markiere alle dringenden Aufgaben und stell dir folgende Fragen:
Welche Aufgaben haben eine timeline/Abgabefrist und lassen sich nicht verschieben?
Bei welchen Aufgaben muss ich sofort handeln, weil ansonsten ein Schaden entsteht, der nicht mehr zu verantworten oder zu beheben ist?
4. Ordne alle Aufgaben entsprechend ihrer Markierung in die Eisenhower Matrix ein
a) wichtige und dringende Aufgaben erledige ich sofort selbst, damit ich sichergehen kann, dass diese Aufgaben richtig und gut erledigt sind.
Diese Aufgaben haben für mich den höchsten Wert, weil sie mich meinen gesetzten Zielen näher bringen und ich eventuellen Schaden mit der Bewältigung dieser Aufgabe abwende.
Beispiele hierfür sind: Krisen/Konflikte, Aufgaben mit Abgabefristen und Timelines
b) wichtige, aber nicht dringende Aufgaben führen zu meinem gewünschten Ziel, wenn auch noch nicht mit sofortiger Wirkung, sondern erst in einem späteren Zeitraum. Sie sind aber so wichtig, dass ich sie nicht aus dem Auge verlieren darf, sondern kontinuierlich daran arbeiten muss. Hierfür muss ich mir feste und regelmäßig Zeiten in meinem Kalender einplanen, damit ich diese Aufgaben nicht vernachlässige oder schlimmer sogar: sie auf einmal so dringend werden, dass ich kaum noch Zeit habe, sie gut zu erledigen, oder es zu Schaden oder Konflikten kommt.
Beispiele: langfristige Ziele wie Gesundheit, Familie, Beziehungen, Weiterbildung, Projekte mit längerer Laufzeit
c) dringende aber nicht wichtige Aufgaben müssen erledigt werden. Da sie aber nicht wichtig sind, eignen sie sich gut dazu, dass ich sie auch delegieren kann, wenn es jemanden gibt, dem ich es delegieren kann. Ich muss mich nicht selbst um diese Aufgabe kümmern, da hiervon nicht meine Zielerreichung abhängt.
Beispiele: klassische Routineaufgaben, Supportaufgaben
d) weder wichtige noch dringende Aufgaben haben den geringsten Wert: Sie zahlen nicht auf die Erreichung meines Ziels ein und es hat keine Relevanz, wann diese Aufgaben erledigt werden. Diese Aufgaben kann man einfach liegen lassen oder noch besser: von der to-do-Liste streichen.
Beispiele: sämtliche Vermeidungs- oder Ablenkungsstrategien vor unangenehmen Aufgaben (bevor ich anfange, muss ich noch schnell Kaffee kochen, Schreibtisch aufräumen, etwas erledigen…..), die letzten 10-20%, die keinen Einfluss mehr auf das Ergebnis haben, sondern nur noch meinen Perfektionismus befriedigen
Wenn ich mithilfe dieser Matrix morgens meine Aufgaben sortiert habe und mir daraus eine to-do-Liste erstelle, dann werde ich erleben, dass ich meine Ziele erreiche und abends aus meiner to-do-Liste eine Tada-Liste geworden ist.
Viel Erfolg beim Ausprobieren.
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